Gäste

Wie frage ich Gäste nach Essenswünschen?

Von Liebesbogen · 11. Oktober 2026

Fragt Essenswünsche gleich mit der Zusage ab. Dann müsst ihr nicht nachfassen, und das Catering bekommt rechtzeitig verlässliche Zahlen.

Welche Fragen ihr stellt

• Ernährungsform: alles, vegetarisch, vegan, ohne Schweinefleisch, ohne Fleisch und Fisch.
• Unverträglichkeiten und Allergien: als Freitext, zum Beispiel Nüsse, Gluten, Laktose.
• Kinder: Kinderportion, kindgerechte Beilagen, Hochstuhl.
• Sonstiges: ein Feld für alles, was ihr nicht bedacht habt.

Mehr braucht es nicht. Jede weitere Frage senkt die Antwortquote.

So formuliert ihr es

Auswahlfelder machen die Auswertung leicht, ein Freitext fängt Besonderheiten auf. Fragt nach der Person, nicht nach der Gruppe: Jede Begleitung bekommt eine eigene Antwort.

Wann ihr fragt, und bis wann

Der beste Zeitpunkt ist die Zusage selbst. Die Antwortfrist legt ihr vier bis sechs Wochen vor die Feier. Fragt beim Catering, bis wann es die endgültigen Zahlen braucht, und rechnet dann zwei Wochen Puffer für Nachzügler ein.

Was ihr dem Catering meldet

Das Küchenteam braucht Zahlen pro Kategorie (zum Beispiel 82 mit allem, 9 vegetarisch, 4 vegan) und eine Liste der Allergien. Ob Namen dazugehören, klärt ihr mit dem Catering. Oft reicht die Tischnummer, damit die richtige Portion an den richtigen Platz kommt.

Datenschutz: sparsam damit umgehen

Angaben zu Allergien oder zu religiös begründeten Essgewohnheiten sind persönlich. Fragt nur, was das Catering braucht, sammelt die Antworten an einem Ort, den nur ihr einseht (zum Beispiel in einem Google-Formular in eurem eigenen Konto), gebt sie nur an das Catering weiter und löscht sie nach der Feier.

Wenn Antworten fehlen

Ein freundliches Nachfassen eine Woche vor Fristende reicht: „Uns fehlt noch deine Zusage samt Essenswunsch. Magst du sie bis zum 1. Mai über unsere Seite abschicken?“ Wer bis dahin nicht antwortet, bekommt die Standardportion.